Hulp bij functies indelen

Voor elke bedrijfsfunctie die je wilt indelen in een functiegroep doorloop je onderstaande stappen (ook weergegeven in het schema hiernaast).

Stap 1: Kies een referentiefunctie

Kies de referentiefunctie die het meest lijkt op de bedrijfsfunctie. Vaak is dat de referentiefunctie die je ook hebt gebruikt voor de beschrijving van de bedrijfsfunctie.

Stap 2: Zoek de verschillen en overeenkomsten

Ga op zoek naar overeenkomsten en verschillen tussen de bedrijfsfunctie en de referentiefunctie (inclusief de NOK).

Bepaal welke verschillen er zijn in context, verwachte resultaten, bijdragen, toegevoegde waarde en resultaatindicatoren. Stel jezelf daarbij vragen als:

• Heeft de medewerker een breder of smaller aandachtsgebied?
• Zijn de kaders waarbinnen de medewerker zijn werk doet strikter of juist ruimer?
• Moet de medewerker meer of minder collega’s aansturen?

Maak hierbij, als deze er is, ook gebruik van de matrix met Niveau-Onderscheidende Kenmerken (NOK). Deze geeft de verschillen die ‘niveaubepalend’ en ‘onderscheidend’ zijn overzichtelijk weer. Vind je verschillen, maar gaat het om soortgelijk en even moeilijk werk? Dan kun je de functies op die punten als gelijk zien.

Gebruik het IFA-indelingsformulier om een en ander vast te leggen.

Stap 3: Bepaal het niveau van de functie

Aan de hand van de verschillen uit de vorige stap, bepaal je of de bedrijfsfunctie wat betreft resultaat, bijdrage etc. lichter of zwaarder is dan de referentiefunctie, of ongeveer gelijk. Let erop dat je het hele beeld van de functie bekijkt. En realiseer je: het gaat om het niveau van de functie. Een verschil in aantal werkzaamheden is geen goede graadmeter. Van belang is bijvoorbeeld of het aandachtsgebied van de functie groter of kleiner wordt door het toevoegen of weglaten van verantwoordelijkheden. Niet alle aspecten van een referentiefunctie of NOK-matrix hoeven aan de orde te zijn in jouw bedrijfssituatie om tot een gelijke indeling te komen.

Let op: je waardeert bedrijfsfuncties dus níet (waarderen is: IFA-punten toekennen) maar je maakt een kwalitatieve afweging van het niveau (de indeling in een functiegroep) door de bedrijfsfunctie en referentiefunctie met elkaar te vergelijken (‘plussen en minnen’). Deze afweging maak je primair door de gekozen referentiefunctie en indien van toepassing de bijbehorende NOK te vergelijken met de bedrijfsfunctieomschrijving.

Positie van de functie in de functiegroep

Ook de positie van de referentiefunctie in de groep kan van belang zijn bij het afwegingsproces. Deze relatieve positie van de referentiefuncties vind je in de functierangschikkingslijst. Zo hoeft een bedrijfsfunctie die afgeleid is van een referentiefunctie die bijv. gewaardeerd is op 152 IFA-punten (fictief voorbeeld), waarbij de groepsgrens op 155 IFA-punten ligt (groep B: 110 – 155 IFA-punten) maar iets zwaarder te zijn om de bedrijfsfunctie te plaatsen in de volgende groep (groep C: 155 – 200 IFA-punten). Als de betreffende referentiefunctie gewaardeerd zou zijn op 132 IFA-punten moet de verzwaring aanzienlijk forser zijn om de groepsgrens van groep B naar C (155 punten) over te gaan.

Conclusie

Trek één van de volgende conclusies:

1.  Het niveau is gelijk aan dat van de referentiefunctie: Zet de bedrijfsfunctie in dezelfde functiegroep als de referentiefunctie.

• De verantwoordelijkheden en taken zijn grotendeels gelijk.
• De moeilijkheidsgraad van de verantwoordelijkheden is gelijk.
• De kennis en vaardigheden die de medewerker nodig heeft zijn gelijk.

2.  Het niveau is lichter dan dat van de referentiefunctie: Overweeg de bedrijfsfunctie één (of meer) functiegroep(en) lager in te delen dan de referentiefunctie.

• De medewerker heeft duidelijk minder verantwoordelijkheden.
• De moeilijkheidsgraad van de verantwoordelijkheden is lager.
• De medewerker heeft minder kennis en vaardigheden nodig.

3.  Het niveau is zwaarder dan dat van de referentiefunctie: Overweeg de bedrijfsfunctie één (of meer) functiegroep(en) hoger in te delen dan de referentiefunctie.

• De medewerker heeft duidelijk meer verantwoordelijkheden.
• De moeilijkheidsgraad van de verantwoordelijkheden is hoger.
• De medewerker heeft meer kennis en vaardigheden nodig.

NB. houd bij de conclusie over het niveau de positie van de referentiefunctie in de groep in de gaten (op hoeveel punten is de referentiefunctie gewaardeerd en wat zijn de groepsgrenzen, zie bovenstaand).

(Optioneel) Stap 4: Vergelijk opnieuw als je twijfelt

Twijfel je over de indeling van de bedrijfsfunctie in een bepaalde functiegroep? Vergelijk de bedrijfsfunctie dan eens met een andere referentiefunctie. Dit kan desnoods met een functie uit een andere functiefamilie. Uit de combinatie van beide uitkomsten kun je meestal een conclusie trekken. Tip: deel meerdere bedrijfsfuncties tegelijk in. Let daarbij op de onderlinge verschillen. Dat maakt het indelen makkelijker en maakt de uitkomst nauwkeuriger.

Stap 5: Breng de medewerker(s) op de hoogte van de indeling in de functiegroep

Laat je medewerker(s) schriftelijk weten in welke functiegroep je de functie hebt ingedeeld en hoe je tot dit besluit bent gekomen. Geef daarbij aan met welke referentiefunctie(s) je de bedrijfsfunctie hebt vergeleken. Geef de medewerker(s) een overzicht van je overwegingen (bijvoorbeeld het IFA-indelingsformulier) en bewaar zelf een kopie. Zo is ook in de toekomst duidelijk waarop de indeling in de functiegroep is gebaseerd.

Is een medewerker het niet eens met zijn functiebeschrijving of de indeling van de functie in de functiegroep? Bespreek dit dan met elkaar. Als de medewerker het er daarna nog niet mee eens is, kan hij gebruik maken van de  bezwaar- en beroepsprocedure.