O.03 Medewerker bedrijfsbureau II (F)

Context

De functie medewerker bedrijfsbureau II is gepositioneerd binnen een groot loonbedrijf, waar het bedrijfsbureau is belast met het verzorgen van (na)calculaties en offertes voor (potentiële) opdrachten en het plannen en voorbereiden van opdrachten zodat deze tijdig, efficiënt en binnen budget en afgesproken kaders kunnen worden uitgevoerd. Afhankelijk van de omvang en samenstelling van het bedrijfsbureau is de medewerker bedrijfsbureau II verantwoordelijk voor het uitwerken van calculaties, offertes en nacalculaties voor (potentiële) opdrachten en/of het zorgen voor de planning en werkvoorbereiding van opdrachten. Calculaties en werkvoorbereiding worden ingevuld/uitgewerkt aan de hand van vastgestelde standaarden en bekende kaders. Benodigde materialen en middelen worden voornamelijk afgeroepen bij vaste leveranciers binnen raamcontracten, incidenteel is er sprake van inkoop bij onbekende leveranciers. Externe capaciteit wordt ingehuurd via vaste contractors.

De functie medewerker bedrijfsbureau wordt onderscheiden op drie niveaus. De verschillen tussen de medewerker bedrijfsbureau I, II en III zijn uitgewerkt in de bijlage met Niveau-onderscheidende Kenmerken (NOK).

Organisatie

• Direct leidinggevende: vakinhoudelijk leidinggevende
• Geeft leiding aan: niet van toepassing

Resultaat­gebieden	Toegevoegde waarde	Resultaatindicatoren
Calculatie en offerteverstrekking	Ten behoeve van potentiële opdrachten is een inschatting gemaakt van te verwachten kosten en te besteden uren aan de hand van beschikbare gegevens (informatie van de klant, soortgelijke opdrachten, e.d.) op basis waarvan een offerte voor de opdracht is verstrekt aan de (potentiële) klant.	kwaliteit calculaties (volledigheid, betrouwbaarheid); kwaliteit offertes (duidelijkheid, transparantie).
Planning opdrachten	Op basis van loonwerkopdrachten, gemaakte afspraken, gestelde kaders, beschikbaarheid van personeel (kwalitatief/kwantitatief) en beschikbaarheid van materieel is een planning voor de uitvoering van opdrachten opgesteld. Zo nodig zijn aanpassingen naar aanleiding van weersinvloeden, defect materieel, e.d. in planningen gedaan en afgestemd met belanghebbenden.	beschikbaarheid, kwaliteit planning; tijdige signalering afwijkingen, benodigde aanpassing; tijdige en effectieve afstemming met in- en extern belanghebbenden.
Werk­voorbereiding opdrachten	Opdrachten zijn tot in detail uitgewerkt naar: - logische volgordelijke planning van (deel)activiteiten; - inschatting benodigde totale (in- en externe) capaciteit (uren en kwalificaties); - benodigde materialen en middelen, materieel; - benodigde documentatie en informatie; waarbij onduidelijkheden, issues en keuzes intern worden afgestemd en voorgelegd ter besluitvorming.	kwaliteit werkvoorbereiding (volledigheid, betrouwbaarheid); tijdige signalering mogelijke knelpunten; effectieve afstemming en samenwerking intern.
Beschikbaarheid documentatie en informatie	Voor de uitvoering van opdrachten benodigde documentatie en informatie (zoals bestekken, werktekeningen, e.d.) zijn gecontroleerd en verstrekt aan in- en extern belanghebben.	tijdige beschikbaarheid documentatie en informatie; tijdige signalering, afstemming onvolkomenheden.
Beschikbaarheid materialen en middelen	De beschikbaarheid van materialen en middelen voor de uitvoering van opdrachten is geborgd, issues zijn tijdig en effectief afgehandeld en de financieel-administratieve afhandeling van afgeroepen/ingekochte materialen en middelen is op een juiste manier uitgevoerd.	tijdige beschikbaarheid materialen en middelen; tijdige signalering en oplossing dreigende verstoringen m.b.t. beschikbaarheid; juiste financieel-administratieve afhandeling afroepen/ inkopen.
Inzet externe capaciteit	Aansluitend op de benodigde capaciteit (kwalitatief/kwantitatief) zijn operationele afspraken gemaakt met externe dienstverleners (vaste contractors) over inzet, specifieke bijdragen, benodigde eigen middelen en materialen e.d.	beschikbaarheid externe capaciteit; eenduidige afspraken t.a.v. inzet en bijdragen.
Registratie en administratie	Op de opdrachtuitvoering betrekking hebbende gegevens zijn geregistreerd en administraties beheerd (verbruiken, manuren, e.d.) ten behoeve van rapportage en verantwoording, facturatie en nacalculatie.	juistheid volledigheid registraties en administraties; actualiteit, terugvindbaarheid gegevens.
Rapportage en verantwoording	Periodiek en ad hoc zijn resultaten, voortgang, bijzonderheden, ontwikkelingen, afwijkingen, e.d. met betrekking tot opdrachten gerapporteerd als basis voor evaluatie en bijsturing.	juistheid, volledigheid, tijdigheid rapportages; inzicht in resultaten, voortgang, bijzonderheden, (oorzaken van) afwijkingen; basis t.b.v. bijsturing.
Nacalculatie	Na afloop van (deel)opdrachten is op basis van verzamelde gegevens een berekening gemaakt van gerealiseerde versus geprognosticeerde kosten en uren en zijn afwijkingen/verschillen geanalyseerd en toegelicht.	beschikbaarheid nacalculaties; kwaliteit nacalculaties (volledigheid, betrouwbaarheid); inzicht in oorzaken van afwijkingen/verschillen t.o.v. prognoses.

Functie-indeling - Niveau-Onderscheidende Kenmerken (NOK)

Medewerker bedrijfsbureau I	Medewerker bedrijfsbureau II	Medewerker bedrijfsbureau III
Aandachtsgebied
focus van de functie ligt op calculatie OF planning/werkvoorbereiding.	focus van de functie ligt op calculatie EN/OF planning/werkvoorbereiding.	gelijk aan II.
Aard en omvang opdrachten/projecten
het betreft standaardmatige opdrachten van beperkte omvang.	het betreft deelopdrachten van multidisciplinaire, omvangrijke opdrachten/projecten en relatief complexe opdrachten van reguliere omvang.	het betreft multidisciplinaire, omvangrijke opdrachten/projecten.
Complexiteit planningsproces
er is sprake van een beperkte diversiteit in opdrachten; de beschikbaarheid van medewerkers (capaciteit), benodigd(e) materieel, materiaal en middelen vormen geen knelpunt.	er is sprake van een diversiteit in opdrachten; er is sprake van een beperkte reserve in capaciteit en/of benodigd(e) materieel, materiaal en middelen.	gelijk aan II, en er is sprake van onderlinge afhankelijkheden in de planning, ook met onderaannemers.
Documentatie en informatie
verzamelen en verstrekken van benodigde documentatie en informatie ten behoeve van de uitvoering van opdrachten.	verzamelen, controleren, (laten) aanpassen en verstrekken van benodigde documentatie en informatie ten behoeve van de uitvoering van opdrachten.	verzamelen dan wel opstellen en verstrekken van benodigde documentatie en informatie ten behoeve van de uitvoering van opdrachten.
Vrijheidsgraden inkoop/afroep
benodigde materialen en middelen worden binnen raamcontracten afgeroepen bij vaste leveranciers; bijdrage beperkt zich tot clusteren van af te roepen materialen en middelen naar leverancier en het benutten van met leveranciers gemaakte afspraken (kortingsmogelijkheden e.d.).	benodigde materialen en middelen worden voornamelijk binnen raamcontracten afgeroepen bij vaste leveranciers, incidenteel is er sprake van inkoop bij bekende leveranciers; gelijk aan I, en optimaliseren van bestelhoeveelheid binnen kaders.	gelijk aan II, en bewaken en aanspreken van leveranciers op naleving contractafspraken, signaleren van structurele problemen richting de leidinggevende.
Kennis en ervaring
MBO werk- en denkniveau; kennis van en ervaring met het opstellen van (na)calculaties en offertes OF kennis van en ervaring met de planning en werkvoorbereiding van opdrachten; kennis van afspraken met leveranciers; kennis van en ervaring met gehanteerde kantoorautomatisering.	gelijk aan I, en: kennis van en ervaring met het opstellen van (na)calculaties en offertes EN/OF kennis van en ervaring met de planning en werkvoorbereiding van opdrachten; kennis van en ervaring met het controleren van documentatie en informatie; kennis van interne kaders en richtlijnen	gelijk aan II, en: MBO+ werk- en denkniveau; kennis van het uitwerken van documentatie en informatie; ervaring met leveranciersbeheer.

Download

• O.03 medewerker bedrijfsbureau II (pdf)
• O.03 medewerker bedrijfsbureau II (docx)
• NOK medewerker bedrijfsbureau I-II-III (pdf)
• NOK medewerker bedrijfsbureau I-II-III (docx)